目次
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、フリーアドレス席とも呼ばれ従業員が自分の固定席を持たず、オフィス内の好きな場所で仕事ができるワークスタイルのことです。
従来の固定席では部署ごとに座席の島があり区切られていることが多かったのに対し、フリーアドレスでは、自由に席を選ぶことが出来るため、部署の垣根を超えたコミュニケーションが生まれやすいという特徴があります。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレス制の導入には、従業員の理解と適切な運用ルールの策定が不可欠です。
しかしフリーアドレスを導入することによって、以下のようなメリットが得られます。
コミュニケーション活性化
部署間の交流促進
異なる部署の社員が隣り合わせで仕事をする機会が増え、自然な情報交換が生まれやすくなります。
部署間の交流が増えることで、社内全体のコミュニケーションの活性化が期待できます。
アイデア創出の促進
多様な背景を持つ社員との偶発的な出会いが、新しいアイデアや革新的な解決策を生み出す可能性を高めます。
偶発的な出会いから新しいプロジェクトが生まれたりすることも期待できます。
業務効率化
タスクに適した環境選択
集中作業には半個室のエリアや個室のブース、集まって簡単な打合せなどはオープンスペースなど、業務内容に最適な場所を選択できます。
柔軟な働き方の実現
テレワークも合わせて採用する場合は、在宅勤務とオフィスワークを柔軟に組み合わせることができ、ワークライフバランスの向上につながります。
スペース利用の最適化
会議室やリフレッシュスペースの効率的な利用が可能になり、全体的な業務効率が向上します。
コスト削減
オフィススペースの縮小
出社率が低い場合や、外出が多く社内にあまりいない場合は、固定席が不要になることで、必要なオフィススペースを大幅に削減できます
設備投資の削減
個人用のデスクやチェアなのでオフィス家具や機器の数を減らすことができ、設備投資コストを抑えられます。
従業員満足度向上
自律性の向上
自分で働く場所を選択できることで、従業員の自律性と責任感が高まります。
ストレスの軽減
固定席にとらわれないことで、気分転換をしながら働くことが出来るためストレスが軽減される可能性があります。
企業イメージ向上
企業文化のアピール
フリーアドレス制を採用することで、新たな取り組みを行っている企業文化を対外的にアピールできます。
社内の取り組みは広報としても利用しやすく、近年ではSNSを利用して発信している企業も多くあります。
採用の強化
求職者はオフィスのデザイン性や働きやすい環境を求めている傾向があります。働きやすい環境として認知されることで、求職者に興味をもってもらいやすくない採用の強化につながります。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレス制には多くのメリットがありますが、同時にいくつかの課題や懸念点も存在します。以下に主なデメリットを紹介します。
個人スペースの管理の難しさ
一人ひとりに固定のデスクがないため、個人の書類や文具、私物の置き場を管理するのが難しくなることがあります。
このため、必要な時にすぐに物が取り出せない不便さを感じることがありますが、個人用ロッカーを設置して、私物の置き場を確保する対策が考えられます。
情報漏洩のリスク
オープンスペースでの作業が増えることで、機密情報の取扱いやプライバシーが十分に守られないリスクがあります。顧客情報や社内の機密事項が第三者に見られる可能性があるため、注意が必要です。機密情報を取扱う際は、個別ブースは半個室になるオフィス家具などを利用することでリスクを軽減することが出来ます。
チーム内のコミュニケーション低下
他の部署との偶発的なコミュニケーションが期待できる分、チームメンバーが分散して座ることで、即時的なコミュニケーションが取りにくくなる可能性があります。
定期的なミーティングを行うなど、チーム内のコミュニケーションが低下しない工夫が大切です。
導入に必要なもの
フリーアドレス制を成功させる鍵は、事前の準備が大切です。下記のようなオフィスのハード面とソフト面、双方の整備をしておきましょう。
インフラや設備について
ノートPCと周辺機器
デスクトップPCでは席の移動が困難なため、フリーアドレスを利用する全従業員分のノートPCが必須です。また、モニターやキーボードなどの共用周辺機器も各デスクに設置することで、作業効率を高められます。2画面を利用するデュアルモニターを採用すると更に作業効率を高めることが可能です。
Wi-Fi環境の整備
フロア全体で安定した通信が確保できるよう、無線LANの整備は欠かせません。電波状況が不安定では業務に支障がでます。アクセスポイントはどの程度必要なのかなどは、専門業者に依頼して事前に調査してもらう必要があります。
収納スペース
個人の持ち物や書類を保管するための個人ロッカーやキャビネットが必要です。どの程度の大きさが必要なのかを確認し、アクセスしやすい場所への設置を心がけましょう。
運用ルールや制度作りを行う
座席管理システム
混雑時の座席確保トラブルやどこで誰が働いているかわからないような状況を防ぐため、管理システムの導入を検討します。スマートフォンからも予約できると便利です。
デスクの整頓
退席時はパソコンや書類、私物を撤去し、次の利用者のためにデスクを整頓するルールを設定しておきましょう。書類を放置していると、情報漏洩の危険性が高まりますので、情報セキュリティを強化するためにも徹底することが大切です。
書類の電子化
ペーパーレス化を進め、物理的な書類を最小限に抑えることで、スムーズな席の移動が可能になります。
書類が減る事で、収納を少なくすることも出来るのでスペースの効率化にもつながります。
フリーアドレスを導入する最適なタイミング3選
フリーアドレスは、大きくオフィス環境を変更するタイミングで導入する事が比較的スムーズです。ここでは、最適なタイミングについてそれぞれ解説していきます。
オフィス移転・レイアウト変更時
オフィス移転やレイアウト変更を行う際は、大きくオフィス環境を変更することが出来るためフリーアドレスを導入する絶好の機会です。
物理的な環境の変化と共に新しいワークスタイルを導入することで、従業員の受け入れがスムーズになります。「新オフィスでの新しい働き方」という前向きなメッセージとして伝えることができるので、移転を機にこれまでの働き方を見直すきっかけを作ることも可能です。
また、オフィス移転やレイアウト変更時には、無線LANなどのネットワーク環境をフリーアドレスにあわせて最適な状態で設計することができます。
その他にも、フリーアドレスに適した家具（高さ調節可能なデスクや収納システムなど）を一度に導入できるため最適なタイミングと言えます。
組織改編・部署統合時
組織の変革期は、新しい働き方を導入する好機となります。
新体制に合わせて新たな座席配置が可能で、部署の規模や構成に応じて、柔軟にスペースを調整できます。
チーム再編の一環として自然に導入できるだけではなく、新しいチームを加速させるためのチームビルディングや心理的な距離を縮めるのにも最適です。
ワークスタイル改革推進時
全社的な働き方改革と連動させることで、より効果的な導入が可能です。
テレワークやハイブリッドワークを導入すると、出社率にあわせて社員数よりも座席数を少なくすることができ、効率的にオフィス空間を利用することが可能となります。
ゆとりが生まれた空間に、リフレッシュスペースを設けることでフリーアドレスと合わせた新しい働き方を導入することにもつながります。
フリーアドレスを成功に導く３つのポイント
フリーアドレスの導入は、オフィスの柔軟性や生産性を高める可能性を秘めています。しかし、適切な運用がなければ期待した効果を得られないばかりか、業務効率の低下を招くこともあります。成功に導くための重要なポイントを解説します。
現状のオフィスの課題を把握
フリーアドレスの導入前に、まず現在のオフィス環境や働き方に関する課題を明確にすることが重要です。無駄なスペースやコミュニケーションの不足、チーム間の連携の悪さなど、具体的な問題点を洗い出しましょう。これにより、フリーアドレスが本当に必要な改善策であるかどうかを判断し、効果的な導入プランを立てる基盤が築かれます。
特にコミュニケーションを課題として挙げる企業が多いのですが、業務内容によってはフリーアドレスが向かない場合があることも理解しておくことが大切です。
目的を明確にする
フリーアドレスの導入で何を実現したいのか、具体的な目的を設定しましょう。たとえば、スペースの有効活用やコミュニケーションの促進、生産性向上など、企業にとって重要な目標を明確にすることで、フリーアドレスを導入する意図が伝わりやすく、全員が同じ方向を向いて取り組むことができます。
また、目的が明確であれば、導入後の効果を評価する際の基準にもなります。
社員の意識改革・新しい働き方の浸透
フリーアドレスの成否は、社員の理解と協力にかかっています。導入前の説明会開催、試験運用期間の設定、定期的なアンケート調査の実施など、段階的なアプローチで社員の不安を解消します。新しい働き方を導入すると一定数は不安やストレスに感じる人もいるので、適宜フィードバックを収集し、必要な調整を行うことで、全ての社員が快適に働ける環境づくりを目指しましょう。
フリーアドレスの活用事例
テレワークを併用したオフィス
こちらの企業では、テレワークを併用としているため、全社員分の固定席は必要ありませんでした。
空間を有効に活用するために、フリーアドレスを採用しています。移動が可能なテーブルやスツールをもちいることで簡単にレイアウトを変更する事も可能です。
まとめ：フリーアドレスの成功に向けて
フリーアドレスの導入は、オフィス環境の改善と業務効率の向上を目指す多くの企業にとって有力な戦略です。成功の鍵は、現状の課題を的確に把握し、それに応じた明確な導入目的を設定すること、そして社員の理解を得て新しい働き方を定着させることにあります。これらのステップを丁寧に進めることで、柔軟性と生産性を最大化するオフィス環境を実現できるでしょう。最後に、導入後も継続的な見直しと改善を行うことで、長期的な成功を確立することが可能です。あなたの職場にも新たな風を取り入れてみませんか？
ミライズワークスでは、企業が抱える課題をオフィスづくりで解決しています。コミュニケーションの課題はフリーアドレス以外にもレイアウトの工夫で解消する場合もありますので大阪や東京でのオフィス移転やレイアウト変更はぜひご相談ください。
