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レイアウト変更は意外と大変
オフィスのレイアウト変更なんてすぐにできるでしょ、と思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、実は色々とやることがあって大変！
オフィス全体の間取りやデザインを変更するといったレイアウト変更はもちろん、単に机やキャビネットを動かすだけといった場合でも、電話配線やネット環境の構築などをしなければならないため、本来の業務をしながらレイアウト変更をするのは至難の業です。
そこで、オフィス移転業者の出番！
オフィス移転業者に頼めば、面倒な手続きも代行してくれますし、工事によっては仕事を継続しながらでも進めていけるかもしれません。
複数の業者から見積りをとり比較して決定するのがおすすめですが、そのときにあまりにも安い値段を提示してきた業者には要注意です！
自分たちが希望する作業がすべて含まれているのか、デザインが気に入っているかなど、レイアウト変更の目的と合致しているかどうか確認してから依頼するようにしましょう。
レイアウト変更のステップは３つ
オフィスのレイアウト変更は、大きく分けてこの3ステップ！
1. 目的を明確にする
まずはレイアウト変更の目的を決めましょう。
今のレイアウトで何が問題になっているのか、それをどう改善していきたいかを考えます。
ただ企業の想いだけを採用しては、そこで実際働く社員たちの気持ちが置いてけぼりになってしまうので、現状のオフィスの不満に思うところはどこかなど、従業員の意見も取り入れながら決めておくと、社員全員が満足できるオフィスになるでしょう。
レイアウト変更の目的を明確に決めておくことで、何か判断に迷った時も原点に立ち返って決めることができます。
たとえば、このような目的だとその後のイメージが膨らみやすくなるかもしれません。
・社員の想像力を最大化させ、新しい価値を生み出せる組織になる
・社員同士のコミュニケーションを活性化させ、生産性を向上させる
・風通しの良いリラックスした環境で、柔軟な発想を促す
これに合わせて「緑が多く公園のようなレイアウト」「ホテルのような重厚感のあるレイアウト」など、具体的なイメージへとつなげていきます。
2. 移転業者を選ぶ
つぎは1.で決めた目的をデザインとして具現化する段階に移ります。
設計から工事までトータルで任せられる業者を見つけることが、オフィスレイアウト変更する上でもっとも大切です。信頼できる会社・担当者に出会うまで、とことん探してみましょう。
各業者のHPに載っている、施工事例などを参考にするのもおすすめ！
どんなサービス展開があるのか、どういったレイアウト変更を手掛けているのかなど、見比べてみるといいでしょう。
3. スケジュール確認
満足できるデザインが決まれば、つぎは実際の工事スケジュールを確認します。
オフィスレイアウトの変更は、通常の業務と平行して行われます。業務を停止する期間を最小限に抑えるために、よりスピーディーに工事を行ってもらいたいですよね。
依頼した業者がどの程度のスケジュールで行おうとしているのか、もしくは業務と平行して工事をできる期間はないかなど、十分に確認しておきましょう。
レイアウトを決めるうえで注意点は２つ
オフィスのレイアウトを決めるうえで大切なことは、この２つです。
1. 動線の確保
1人の社員が業務を行うために必要な面積は、約3坪必要だといわれています。
社員数×3坪程度の面積が、適切なオフィスの広さと計算することが多いです。
ですが、全ての企業で適切な広さのオフィスを用意できるわけではありません。
そこで大切になるのが、動線です。
動線を決めるお主な方法として、まずはもっとも人が行き来するメインの動線を決めます。入口からまっすぐに伸びている通路で、2人以上が避けなくてもすれ違える幅が理想です。
つぎはメインの動線から伸びるサブの動線を決めましょう。自席に向かう通路やコピー機の置き場などに向かう通路がこれにあてはまります。
このメインとサブの動線は出来る限り重ならないようにする、もしくは重なっても2人以上がすれ違える幅を確保すると、ストレスなく動くことができます。
またオフィス内に行き止まりを作らないようにするのもポイント！
行き止まりを作ってしまうと、来た道を戻ることになるので渋滞の原因になります。サブの動線に繋がるようにしておくと、行き来がスムーズになりますよ。
2. 法律を守る
オフィスは消防法・建築基準法、労働安全衛生法などの各種法令に則ったレイアウトである必要があります。
適当に机を配置したり、部屋をつくったりすると法令違反となるかもしれませんので、デザイン決めの段階で必ずプロの目でチェックしてもらうようにしましょう。
とくにパーテーションなどで仕切りを作った場合は、そこが1つの部屋とみなされることもあるので、さらなる防災設備の設置が必要になります。
災害時に使用する避難経路の幅なども法令により決められているので、オフィスレイアウトの変更で影響が出ないように注意してください。
こういったレイアウトが人気！
最近のオフィスはこういったレイアウトが人気です。勤務形態やマネジメントの方法などを考慮して、自社に合った方法を取り入れてみてください。
1. フリーアドレス型
社員個人の席を用意するのではなく、どこでも好きな席で仕事ができるスタイルのオフィスです。
毎日違う人と隣り合わせになるので、そこから新しいアイデアがうまれることが期待できます。また、1人分の席を用意する必要がないので、省スペース化がはかれ、常に机をきれいな状態にしておくなどの美化意識も高まります。
2. ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）型
フリーアドレス型よりさらに自由度が増したレイアウトが、ABW型と呼ばれるかたちです。
自席を作らないというだけでなく、仕事内容に合わせてデスク以外の場所でも業務を行えるようになっているのが大きな特徴です。
いろいろなタイプのスペースを用意し、いまから自分が行う業務に最適な場所を社員が自分で選んで使う、という新しいスタイル。
1人で集中したい時にはブース型の集中スペース、誰かと話しながらアイデアを練りたい時はカフェスペース、ささっと会議をしたい時にはスタンディングスペースなど、多彩な環境を動き回りながら働いていきます。
社員自身が能動的に働く場所を選べるので、モチベーションの向上にも繋がりますし、生産性向上も期待できます。
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