テレワークが進む今こそ取り組むべき、ペーパーレスの促進法8選

働き方改革の推進や新型コロナウイルスの流行の影響により、従来の「出社して働く」というスタイルから
「会社以外の場所で働く」＝テレワークという働き方が、いまのオフィスには求められています。

テレワークというと在宅勤務をイメージしますが、それだけでなく、移動中、サテライトオフィス勤務など、コロナ禍が収束したあとでも、さまざまな働き方があります。
このようなフレキシブルな働き方を実践するためにも、テレワークに対応しておくことは必須といえるでしょう。

テレワークを実現させるためには、まずペーパーレスを進めていくことが大事です。
FAXや印鑑など、日本はペーパーレスを進めにくい文化といわれていますが、そんな中でもペーパーレス化を促進させるためには、何が必要なのでしょうか？

今回はいまからペーパーレス化を目指す企業様におすすめな、ペーパーレス化を促進する方法8選をご紹介します。

まずはハード面を準備しよう

ペーパーレス化を進めていくためには、まず会社にいなくても社内のデータにアクセスできるという環境を作ることが大切です。
そのために必要なシステムやツールなどハード面で必要なことはこの４つです。

1.オンラインストレージ

まずはデータの保存場所として、オンラインストレージを用意しましょう。ファイルや資料などをデータとして保管しておくための補助記憶装置で、OneDriveやGoogle Driveなどがオフィスでよく利用されています。

クラウド型のものを使うと、ファイルのアップロード・ダウンロードだけでなく、編集などもリアルタイムで共有できるので、逐一状況を報告し合うといった手間も省けます。

編集履歴も残せ、誰がどんな変更をしたのかなどの履歴も追えるので、紙媒体ではわかりにくかった経緯も、誰かに聞かずとも簡単にたどることができます。

2.Web会議システム

いままでは会議室に集まって会議を行うことができていましたが、テレワークの場合、1つの場所に集まるということができません。
そのためインターネット回線を使ったWeb会議を行う環境を整えておく必要があります。

メールを使ってWeb会議の招待状を送信すると、そのまま自分の予定カレンダーに反映される便利な機能がついているものもあります。

ただし複数人が参加するため、会議の途中で繋がらなくなる可能性もあります。
取引先との会議など大事な会議の前は、事前に通信設定を確認しておくといいでしょう。

3.連絡ツール

電話など1対1でしか繋がれないものではなく、複数人と同時に繋がれるようなツールが必要です。
TeamsやChatworkなどが有名ですね。これらのツールは、プライベートでよく利用されているLINEやFacebook Messengerなどのチャットツールのビジネス版です。
気軽にメッセージを送ることができるので、ちょっとした質問や電話するほどではない内容などを送るときに便利です。

テレワークになるとどうしても社員同士のコミュニケーションが希薄になりがちなので、このようなツールを使って風通しの良い職場環境を保つことも忘れないようにしたいですね。

4.上記1～3に対応できるデバイス

個人のパソコンで業務上の機密情報を扱うことは、セキュリティ上のリスクが高いため、きちんとセキュリティ対策が取られたデバイスを社員1人1人に配布しましょう。

それを持ち歩けば、自宅以外にも移動中やサテライトオフィスなどでも勤務可能となるので、今後の多様な働き方実現のためにも、ぜひ用意しておきましょう。

ソフト面は意識改革が大切

ハード面が用意できたら、つぎは社員の意識を高めていきましょう。
実際にペーパーレスを促進していくのは、社員ですのでペーパーレス化とはなにか、どういった意義はあるのかなどをきちんと理解してもらうことが、ペーパーレス促進のかなめです。

1.ペーパーレス化のメリットを伝える

ペーパーレス化はテレワークに対応できるだけでなく、紙資料の紛失・破損を防げる、保管スペースの削減、各部署間での直接のやり取りが減るので業務効率化、膨大な資料からの検索がすぐできるなどメリットがたくさんあります。

そのほかにも印刷代や保管スペースの削減などのメリットはありますが、そういった経営面でのメリットだけでなく、社員にとっても多くのメリットがあることを伝えることで、積極的な取り組みに繋がるでしょう。

2.上層部が積極的にツールを利用する

いままで慣れてきたやり方を変えるというのは、なかなか難しいもの。業務で忙しいとなおさらです。
忙しくてなかなか社員がツールを使ってくれない…そんなときは、上司が率先してペーパーレスのためのツールを使うという方法がおすすめです。

上司から送られてきた書類が紙媒体ではない、となると必然的にデジタルツールを使って処理することになり、それを繰り返していくうちに自然と自分でも使えるようになることも。

使っていくうちにペーパーレスのメリットも感じられるので、さらなる促進が期待できます。

3.ペーパーレス化の向き不向きを見極める

ペーパーレス化はあくまで多様な働き方を行うための手段であり、目的ではありません。
業務内容によっては、ペーパーレスに適しているものとそうでないものがあると思います。

社員の意見も取り入れつつ、向き不向きを見極めてペーパーレスを行っていくことで、スムーズに移行することができるでしょう。

4.各ツールの使い方をマニュアルにまとめておく

ペーパーレス化のためには、各ツールを上手く使いこなすことが大切です。
ツールは機械ですので、使い方がわからなくなったり、エラーが出てしまったりすることもあります。

そんなときにどうすればいいのかわからないといった環境だと、どうしても次に使う時に抵抗が生まれ、結果としてペーパーレス化が進まないといった事態になることも。

そのような事態を防ぐために社員がわからなかったときは、すぐに調べられるようにツールのマニュアルを事前に用意しておくことがおすすめです。

マニュアルがあることで問題があったとしても、自分で解決できることがわかれば、使用へのハードルが下がり、継続利用につながるでしょう。

今まではテレワーク・ペーパーレスは強制されるものではなく、できるところはやりましょうといった程度のものだったかもしれませんが、コロナ禍のいまそれは急務となってきました。

社員1人1人が安全に、快適に仕事をするためにも自宅で仕事ができる環境を作ることが、今のオフィスには求められています。
とはいえ、経営陣だけでは今の会社には何が必要で、何が足りていないかなど、わからないことも多いはず。そんなときはプロの力を借りましょう！

ミライズワークスでは、テレワーク・ペーパーレス化に対応するためにはどうしたらいいか？などのご相談も随時うけつけております。
それ以外にもオフィスのことなら、なんでもおたずねください。それぞれの会社に合った提案をさせていただきます。

テレワーク・ペーパーレス化でお悩みの方は、ぜひ一度ご連絡いただければと思います。

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