情報伝達や意思決定をスムーズに行える、会議室作りのコツ

会議、と一口にいってもいろいろな目的がありますよね。そんなさまざまな会議の目的にあった会議室を用意することは、スムーズに業務を進めるうえでとても大切です。今回は、会議にはどんな種類のものがあるのか、会議室作りのコツなどをご紹介します。

会議の種類は、トップダウン型かボトムアップ型

会議は大きく分けてトップダウン型とボトムアップ型の2種類に分けられます。それぞれの特徴や具体的な会議例などを見ていきましょう。

トップダウン型

トップダウンとは、上から下へ伝達するという意味で、情報共有や報告、連絡などを行う会議、スケジューリング、コーチングなどの会議が該当します。
どの場合においても、上層部が決定したことを部下へ伝えるというのが会議の大きな目的となります。

ボトムアップ型

ボトムアップは、トップダウンと逆で下から上へ伝達するという意味です。問題解決やアイデア出し、課題出しなどの会議が該当します。
1人の話を大勢で聞くのではなく、会議の参加者全員が発言することが求められる会議になります。

トップダウン型の会議室作り

トップダウン型会議で大切なことは、上層部の意図を正しく部下に伝えることです。

情報共有や報告、連絡などは正しい情報が伝わらないと社員全員の行動が統一できず、会社全体の不利益につながることもありますので、注意しましょう。

トップダウン型会議のように1つの考えを大勢に伝える必要がある会議では、スクール型とよばれる形式の会議室がおすすめです。学校の教室のように、発表者と参加者が向かい合わせで座ることで、参加者は発表者に注目しやすく、集中して話を聞くことができます。

また発表者も参加者の顔を見ながら話せるので、自分の話していることがどの程度伝わっているのか確認しながら会議を進めることができます。

メモを取る必要のない会議の場合は、発表者の席と参加者のテーブルを廃止したシアター形式とよばれる形もおすすめです。テーブルを置くスペースがなくなるので、大勢の人を収容することができます。

トップダウン型会議で気をつけたいこと

トップダウン型の会議では、発表者と参加者が明確にわかれており、参加者はどうしても受け身になりがちです。そのため、発表者が一方的に話して、参加者の理解が追い付いていないということもよく起こります。

参加者全員が理解できるような情報共有や報告、連絡を行うのがトップダウン型会議の目的なので、きちんと参加者が発表者の意図を理解できているか確かめながら、会議の進行を行うといいでしょう。

ボトムアップ型の会議室作り

ボトムアップ型会議で大切なことは、参加者全員が意見を出せる環境であることです。
トップダウン型と違い、ボトムアップ型は課題出しやアイデア出しなど幅広い意見を出すことで会議が進んでいきます。

ボトムアップ型会議のように会議の参加者全員が意見を出す必要がある会議では、アイランド形式とよばれる形式がおすすめです。1つのテーブルに3～6人程度座り、それぞれの島ごとに議論します。参加者を少人数に分けることで意見が出しやすく、結果多くのアイデアが生まれることが期待できます。

もしスペースが足りないようでしたら、１つの大きな円形のテーブルに座る正餐形式でもいいでしょう。円形に座ることで、全員がお互いの顔を見ながら話せるので活発な意見交換ができます。

ボトムアップ型会議で気をつけたいこと

ボトムアップ型の会議では、より多くの意見を出すことがもっとも大切です。そのため、どんな突拍子のない意見であっても、否定したりバカにしたりすることはやめましょう。

とくにアイデア出しの会議では、結論を出そうとすると意見の否定が起こりやすくなりますので、はじめに会議の開催者が「今回の会議では結論は出さず、意見を出すことを目的とする」ということを参加者全員に伝えておくといいでしょう。

こうすることで意見を出すことへのハードルが下がり、活発な意見交換が期待できます。

ボトムアップ型会議で、よりフレキシブルなアイデアを生み出す会議空間の作り方についてはこちらの記事も参考にしてみてください。

会議室の光や色にも注目してみよう

会議室といえば、白色が多いイメージかもしれませんが、照明の色や壁の色を変えるだけで部屋の雰囲気が変わって、よりそれぞれの目的に合った会議室にすることができます。

照明の色のイメージ

照明の色は、一般的にオレンジ色から青白い色まで5種類に分けられます。
それぞれ電球色、温白色、白色、昼白色、昼光色とよばれます。電球色がもっともオレンジ身が強く、昼光色がもっとも青白い色が強い色になります。

もっとも集中力を引き出し、脳を活性化させる昼白色や昼光色がオフィスでよく使われる色です。そのため、集中して聞いてもらいたいトップダウン型の会議ではこのような色を使うといいでしょう。

反対に電球色のようなオレンジ色に近い色は、脳をリラックスさせたり、安らぎの効果があります。そのため、意見をたくさん出してもらいたいボトムアップ型の会議ではおすすめの色になります。

最終的に部屋全体の雰囲気を決めるのは、照明の色だとも言われるくらい、光の色は人に大きな影響を与えます。手軽に変更できるところでもあるので、一度試してみてはいかがでしょうか？

壁や床の色のイメージ

照明だけでなく、会議室の壁や床の色も変えるとさらに色の効果が期待できます。
色は、寒色と暖色に大きく分けることができます。寒色は青や紫など、暖色は赤や黄色などの色になります。

寒色は圧迫感を出さずに、集中力を高める色といわれているので、話を落ち着いて聞いてもらいたいトップダウン型の会議に有効です。

暖色は目を引きやすく、活発さを表したり、リラックスした雰囲気になる色といわれているので、たくさんの意見やアイデアが出てほしいボトムアップ型の会議に有効です。
床の色はタイルカーペットなどを利用すれば、豊富な種類のものから選べておすすめです。

壁や床の色を変えるのが難しければ、オフィス家具などを寒色系・暖色系にチェンジするだけでも色の効果は期待できます。

会議の目的を意識する

トップダウン型の会議であっても、ボトムアップ型の会議であっても、会議の主催者が会議の目的をはっきりと認識していることが、会議を成功させる秘訣です。

トップダウン型はこの会議室、ボトムアップ型はこの会議室というように、会議室を分けて使えるような環境であれば、主催者も参加者も自然と会議の目的を意識しながら会議を行えるので、より有意義なものになるでしょう。

テーブルの配置や照明、壁や床の色など、ちょっとしたことのように思えますが、少しの変化が人に与える影響はとても大きいのでぜひ一度試してみてください。

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