2021.08.06

オフィス移転オフィス移転に必要な期間はどれくらい?どれくらい前から動くべき?

オフィス移転に必要な期間はどれくらい?どれくらい前から動くべき?


オフィス移転が決まったけれど、何から手を付けていいのかわからない!という方に向けて、オフィス移転のスケジュールをご紹介します。

オフィス移転はとにかくやることが多いため、きちんとスケジューリングしてから動くことが大切です。

オフィス移転は企業にとって、大きな投資。

従業員たちが働きやすい環境にすることで、業績向上も期待できますし、経営課題も解決へと導きます。

素敵で快適な空間づくりのために、スムーズにオフィス移転を進めていきましょう!



オフィス移転にかかる期間は約6カ月!

オフィス移転にかかる期間は約6カ月!



オフィス移転にかかる平均期間は約6カ月といわれています。

そんなにかかるの?と思われるかもしれませんが、オフィス移転は物件探しから、電気工事や内装工事など、多岐にわたってしなければいけないことが山ほどあります。

移転直前に慌てないために、今回は4ステップに分けて移転までのスケジュールをご紹介します。



STEP1.現在のオフィスの不満を洗い出し



まずは現在のオフィスの不満点や改善したい点などを洗い出します。

・今のオフィスの課題(手狭になってきた、立地が悪い、賃料が高いなど)を整理
・新しいオフィスに求めることを決める

今のオフィスにどういった不満があるのか、会社として経営していく中でどのような問題があるのかなど、「従業員目線」と「経営者目線」の2つの方向で考えてみることがおすすめです。

それが終われば、次は問題点を解決するためには、どのようなオフィスがいいのかを考えましょう。

あれもこれも叶えたい!というのは、だれしも思うことですが、全ての希望が叶うオフィスにすることは、予算の面からいっても現実的ではありません。

新しいオフィスに求めることがありすぎて困る、という場合は、どれが一番譲れないかを考えておくとよいでしょう。



STEP2.オフィス探し~契約



オフィスに求めることが見える化できたら、次はオフィス探しに移ります。

新しいオフィスは以下のような点を確認しておきましょう。
・立地
・環境
・コスト
・設備
・その他

立地



最寄り駅からのアクセスはもちろん、出張が多い会社であれば新幹線や空港までのアクセスの良さも大切ですよね。
取引先や協力業者との距離も併せて確認しておくといいでしょう。


環境



周りにある飲食店やコンビニ、郵便局など、毎日社員が利用するサービスが近くにあるか、またどれくらいあるかといったことです。
近くにあればあるほど、利便性が高いので、社員の満足度もアップするでしょう。


コスト



毎月の賃料だけでなく、オフィスビルのフロアを借りる場合は共益費や更新料なども発生します。
トータルで毎月どれくらいのコストがかかるのか、保険料なども併せて計算しておきましょう。


設備



電気や空調など使用量の制限がないかどうか、容量不足になる可能性はないかどうかは事前に確認しておきましょう。
大きなオフィスビルでは容量不足なんてことはあまり想定しなくてもいいですが、小さなビルや古いビルなどは注意してください。


その他



パーキングスペースの有無や、セキュリティ体制がしっかりしているかなども確認しておきましょう。


STEP1でも述べたとおり、すべてが理想通り、というわけにはいかないかもしれませんので、その場合は「どこまで許容できるのか」という観点から考えてみるといいかもしれません。



STEP3.オフィスプランニング



希望通りのオフィスが見つかったら、次はインテリアや内装を決めていきましょう。

オフィスインテリアは以下のポイントが大切です。
・部署ごとの働き方を考慮する
・来客用スペースと従業員スペースの配置を考える
・移転目的に合わせたレイアウトになっているか


部署ごとの働き方を考慮する



部署がいくつもある会社の場合は、部署ごとに仕事の仕方が異なります。
デスクの配置や、ミーティングスペースの作り方など部署ごとに最適なインテリアにすることで、仕事の効率化が期待できます。


来客用スペースと従業員スペースの配置を考える



受付や来客用会議室など、来客用スペースは会社の顔でもありますので、写真等でイメージを深めておくといいでしょう。
従業員スペースは、旧オフィスでの問題点を解決できるようなインテリアがいいですね。


移転目的に合わせたレイアウトになっているか



従業員が増えて手狭になってきたのであれば、広々とした空間になっているかどうか、
クリエイティブ部門と事務部門が同じレイアウトになっていたのであれば、より仕事の特性に合わせたインテリアになっているかなど確認しましょう。

最初に決めたオフィスの課題がきちんと解消できるような内装を目指しましょう。



STEP3.は難しいタスクが多いため、オフィス設計のノウハウを持っているプロの力を頼りましょう!



STEP4.移転準備~移転



全ての計画が決まれば、いよいよ移転にうつります。移転直前にやっておきたいことも含め、以下のポイントが大切です。

・会社備品(印鑑、社員証、名刺、伝票、請求書など)の住所・電話番号変更
・ホームページなどの住所・電話番号変更
・取引先への住所・電話番号変更の連絡
・コピー機などリース機器の返却
・関係省庁への届け出


各種の住所・電話番号変更、取引先への連絡



普段何気なく使っているものにも、意外と住所・電話番号変更が書かれていることが多いです。一度に何枚も発注するものがほとんどだと思いますので、変更漏れの内容に注意しましょう。
取引先には、事前にオフィス移転連絡をしておくと親切ですね。必須ではありませんが、丁寧な対応をしておけば、今後のビジネスもやりやすくなるでしょう。


コピー機などリース機器の返却



リースしていた機器等も移転日に合わせて返却できるようにしておきましょう。


関係省庁への届け出



提出書類の漏れや遅延が出ないように、チェックリスト等を使って確実に実行できるようにしましょう。
主に法務局(登記所)、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、消防署、警察署などがあります。
もちろん手続きの代行として、司法書士や行政書士などに依頼できますので利用してみてください。



オフィス移転はチームで対応

オフィス移転はチームで対応



これだけ多くのことを半年程度でやるためには、到底1人ではできません。

オフィス移転を効率よく進めていくためには、総務部などオフィス移転の中心となる部署を中心に、各部署から担当者を集めて1つのチームを作ること。

部署ごとに担当者を決めておくことで、チームで決まったことを各部署へ説明する手間が省けるので、指示が通りやすくスムーズに進めることができます。



オフィス移転のお手伝いは、ぜひミライズワークスへ

オフィス移転のお手伝いは、ぜひミライズワークスへ



オフィス移転は、社内部署だけでなく、社外においても様々な人との調整が必要です。

ミライズワークスでは、オフィス移転に関わる様々な方との調整の窓口を一本化できる移転PM(移転プロジェクトマネジメント)をサービスとして展開しており、不動産紹介からオフィスインテリアはもちろん、原状回復工事まですべてお手伝いさせていただきます。

オフィス移転したいけど、何から手を付けていいのかわからない!とお困りの方は、ぜひ一度ミライズワークスまでご相談ください。