人員増加に対応する最適なオフィス施策とは？【移転を考える前にできること】

オフィス移転 2019-12-18

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この記事のポイント

オフィス移転でまず考えること
すぐに移動できないときにできるレイアウト変更

人員増加に対応する最適なオフィス施策とは？【移転を考える前にできること】

御社の事業が成長してきて、さらなる成長局面を考えられる際に、まず考えられるのが、「人員の増加」ではないでしょうか。
「人員の増加」と一言で言っても、採用の戦略など、綿密に計画しないといけないことがたくさんあります。

現在最適化されているオフィスについても、「人員の増加」に備えて、スペースを広げることや席数を増やすことなど、考えないといけないことが多くあります。

それでは、人員が増加する局面において、オフィス移転の担当者はどのような発想で新入社員を迎える必要があるのでしょうか？
この記事では、人員増加の局面でオフィスを考える上でやるべきことを考えていきたいと思います。

まず考えるべきはオフィスの空き状況

人員増加の際にまず考えることは、まず、「広いところにオフィスを移転すること」だと思います。
そのためには、オフィスの移転先である都市のオフィスの需給状況を把握しておかなければいけません。
移転をしたくても、その地区に空きのオフィスがなければ、移転することができないからです。

現在の大阪のオフィスの需給状況は？

例えば、ミライズワークスの本社がございます、大阪の2019年現在のオフィスの需給状況はどうなっているのでしょうか？
大阪では、200坪以上の新規オフィスビルの完工がまったくない状況です。
いわゆる需要に対して供給が異様に少なく、市場の値動きも貸主と借主の関係もいびつなものになっています。

入札・審査・賃料を上げていく貸し手優位の動き

需要が過多な現在の大阪のオフィス市場では、貸し手による借り手の選別がおこなわれている状況です。
例えば、
・複数の会社に賃料を入札させて一番高い賃料を出した会社に貸す
・会社の知名度・事業・信頼性・将来性などの審査が通常より厳しくなる
・空き前のテナントの賃料より高い賃料を提示する

大阪のオフィスの人気地区ではこのような状況になっており、すこしいびつともいえる貸し手優位の状況になっています。

大阪の需給状況が落ち着くのは供給がある2022年以降

そんな大阪のいびつな需給状況が改善される見通しがあるのは、2022年以降といわれています。
梅田の阪神百貨店の裏に建つ、「大阪梅田ツインタワーズ・サウス」、グランフロントとスカイビルの間のエリアに展開する「うめきた2期地区再開発事業」、梅田駅の桜橋口側、旧大阪中央郵便局跡地の「梅田3丁目計画」の３つの大型プロジェクトが完成する予定です。

そこでオフィスの供給量が一気にアップし、新規オフィスビル←準新規オフィスビル←中堅オフィスビル←古いオフィスビルと玉突き型に移転が始まり、供給量も落ち着く予想ができます。

供給が少ないときのどのように考えればいいのか

このように、新規オフィスの供給がほぼない状態で、会社の人員増加をしなければいけないときにどのように考えていったらよいのでしょうか？

まず考えるべきは既存オフィスのレイアウト変更

人員増加に対して、既存のオフィスでなんとか収容できないものか？という発想からスタートする必要があります。
それには、「オフィスのレイアウトの変更」を考えていく必要があります。
現在大阪では、緊急性の高い人員増加がある場合でもオフィス移転ができないケースが多いことから、弊社ミライズワークスの大阪で御依頼を受けるケースは、レイアウト変更がほとんどになっております。

オフィスレイアウト変更の具体的ノウハウ

それでは、オフィスレイアウト変更の具体的な例を御紹介します。
1.物理的にスペースを作る
2.使い方を現在の会社の体制や環境に合わせる
と大まかにいえば2つのパターンがあります。

1-1.まずはデスクの大きさを変える

ノートパソコンが主要なデバイスになっている現代のオフィスでは、昔ほど机のスペースは必要ではありません。
幅を標準的な1400mmから1200mmに、奥行を700mmから600mmにすることで席数が増やせます。

1-2.デスクの向き・位置を変える

次に、デスクの向き・位置を考えます。旧来型の島型のレイアウト、窓側に上司や管理職が座る配置は、本当に今最適な配置といえますか？配置を変えることによりスペースが生まれる可能性がある場合は、デスクの移動をしてみます。

1-3.無駄な収納スペースの必要性を見直す

今では不必要な書類などを書庫に貯めこんでいませんか？
まず今保管している書類の必要・不必要を厳格に判断し、明らかに不必要なものはシュレッダーにかけて処分してしまいましょう。
次に、電子保管で支障がない書類に関してはスキャンをして電子保管に切り替え、シュレッダーにかけましょう。

オフィス家具メーカーのイトーキさんでは、このようなペーパーレス化のコンサルティングをされています。
その選別を経て残った書類に関しても、書庫をより高く天井までのものに変え、収納力の高いものに変えることで、スペースを生み出しましょう。

2-1.稼働率の低いスペースは削る

物理的に検討した後は、使い方を現在の会社の使い方に最適化する、といった発想で検討していきます。
御社の中に、「一日中ほとんど使われていない会議室・打ち合わせスペース」はありませんか？
そのようなスペースを執務スペースに変える、あるいはそのスペースをそのままに、そこで執務するルールに変更することで、収容できる人数は増えます。
弊社でも、スペースの有効活用をする判断材料として、会議室や共有スペース、1つ1つの席の稼働率を測定して、上記のような御提案をさせていただくことも多いです。

2-2.職種によっては固定席を廃止する

御社の中に、外回りの営業さんなどで、一日中外に出てらっしゃる社員さんはいらっしゃいませんか？
また、その社員さんに固定席が与えられていて、一日中使われてない席が発生していませんか？
そのような社員さんが使う席は、フリースペースを使っていただくと、その分のスペースが空いて、その分多くの社員さんを収容できます。

2-3.共有スペースでの執務を許可する

こちらは運用上のアイデアになりますが、使われていない共有スペースでの執務を許可することによって、そこに執務空間ができ、それだけ社員さんが収容できます。働き方改革など副次的な効果も期待できます。

レイアウト変更をしつつ、移転のチャンスに備えるには

ただ、増加する社員様に対して、いつまでもレイアウト変更でしのげるわけではありません。
レイアウト変更で工夫して社員を収容しつつ、同時にオフィス移転のチャンスを虎視眈々と狙っていなければいけません。

このようなときに便利なのが、我々のようなオフィス専門の移転業者です。
次のオフィス移転のチャンスに向けて、物件選定を行ないながら待つことができます。
レイアウト変更により会社様の経営計画や経営上のボトルネックをお伺いしているので、不動産会社、オフィス仲介会社とは違う目線での条件に合った物件を速やかに探すことができます。

ミライズワークスでは、今すぐオフィス移転ができないお客様でも、レイアウト変更や物件の待機や選定同行、アドバイス等でも最適なオフィスを提案させていただきます。