2019.07.14

オフィス移転オフィス移転には欠かせないPM(プロジェクトマネジメント)とは?

プロジェクトマネジメントという言葉、ピンときますか?



今では一般的になったかのように見える、オフィスのプロジェクトマネジメント(PM)という言葉。


私どもミライズワークスでも、オフィス移転のプロジェクトマネジメントを標榜してサービスを展開しております。

しかし、「プロジェクトマネジメント」という言葉にピンと来ない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、「プロジェクトマネジメント」がオフィス移転にとってどういうものであるのか、考察していきたいと思います。

そもそも、プロジェクトマネジメントってオフィス移転の世界だけの言葉なの?



プロジェクトマネジメントは元々の字義通り、「プロジェクトをマネジメントする人」つまり、プロジェクト進行を司る人という意味があります。

元々はITシステム業界などの情報分野でよく使われる言葉で、システムやWebサイトなどの完成に向けてのスケジューリングをすることやエンジニアのシステム開発のスケジュール管理などのマネジメントを行うこと/人を指す場合に使われていました。

現在でも、そのような字義通りの意味で使われることの多い言葉です。

プロジェクトって何?


プロジェクトとは、「相互に関連するタスクから構成され、多くの組織が参画して実施される3年以下程度の期間の活動」と定義されます。

具体的にイメージしやすいのは、「Webサイトの制作」かもしれません。Webサイトの制作は、デザイナーやプログラムのコーダー、マーケター、リサーチャー、セールスなど、複数の工程が同時進行しながら、サイトの完成に向けて動いていきます。

「プロジェクト」というのは概ねこういったイメージです。



オフィスのプロジェクトマネジメントってどういうこと?


オフィスのプロジェクトとは、オフィス移転の企画が立ち上がり、オフィス移転が完了、新オフィスでお客様がお仕事を開始できるようになるまでの一連の仕事を総称、その期間のことです。

内装関係、什器関係、不動産関係、ビル管理関係、消防関係、設備関係、電気通信関係など複数の関係者、決定事項が重なり、工程は複雑なものになっていきます。



必要になってくるプロジェクト全体の舵取り役


このように、オフィスの移転と一言で言いましても、複数の仕事が相互に絡みあっているプロジェクトになっています。

そこで必要になってくるのが、「オフィス移転のプロジェクトのマネジメントを行えるマネージャー」です。

弊社がオフィス移転のプロジェクトマネジメントという仕事をやっており、そのプレイヤーのことをプロジェクトマネージャーという呼称を使うのも、”オフィス移転をトータルでお手伝いしたい”という気持ちの表れかもしれません。

オフィスのプロジェクトマネジメントの具体的な工程


ミライズワークスで行っているオフィスのプロジェクトマネジメントの概要は、こういったものです。



ミライズワークスのオフィスプロジェクトマネジメント工程1-お客様にやっていただくこと-




1. 打ち合わせのご出席
2. 社内調整
3. 各事項の決定業務
4. 作業届けや現状変更届けの確認・押印
5. キックオフミーティングのご出席



まず、オフィス移転をするときに必要な仕事は、オフィス移転をされる会社様の内部調整でございます。

概ね、この調整業務は、総務の方が担当されることが多く、社内の内部調整が主にお願いする部分でございます。



ミライズワークスのオフィスプロジェクトマネジメント工程2-ミライズワークスが行なうこと-



社内の内部調整や方向性の意思決定を御社でしていただいた後は、オフィス移転完成までの全ての業務をミライズワークスがワンストップでお受けいたします。
代表的な業務は下記になります。



不動産紹介


大手をはじめ様々な不動産業者と提携し、お客様の希望に合致した条件の物件をご紹介いたします。



間仕切・内装工事の設計・工事手配


華やかなエントランス、働きやすいオフィス環境、心地よくお客様をお迎えする応接室など快適なオフィス空間を実現するために床・壁・天井などの内装工事全般をオーダーメイドで承り、弊社スタッフが的確なオフィスデザイン設計をいたします。



オフィス家具・インテリア販売


オフィスチェア・デスク・収納庫などの商品販売から、照明器具やブラインド、グリーンなどのインテリアまで商品1点からご注文いただけます。複数社から見積もりを取り、お客様のニーズと如何に合っているかを考え、透明性とコストパフォーマンスを追求した提案を行います。
また、昨今のトレンドを研究、オフィスの機能性を高めるフリーアドレスオフィスなどのご提案もいたします。



各種設備工事の手配・各種許可認可申請



ビジネスホンやLAN配線、無線環境などの通信関係の工事と設定の手配、
電気、空調、防災、防音、給排水工事など設備工事もご相談ください。
防災関係、消防関係の必要な許可の取得なども弊社にお任せください。



セキュリティ管理


現代のオフィスに大切なのは、情報を守ることです。大切なオフィスを守るセキュリティシステムを導入いたします。個人情報も含め、PマークやISMSなど情漏漏洩対策に関する認証取得支援を推奨し、資格に適したオフィス環境づくりをご提案します。



引越し・廃棄作業


迅速かつ細やかな動きで、的確に作業し引っ越しを完了させます。不要になった家具の廃棄や、産業廃棄物を適正に処理し産業廃棄物管理票(マニフェスト)の発行も致します。



原状回復工事


オフィスを移転する際に、入居時と同じ状態に戻す原状回復工事。適正な価格で工事をしてもらうためのコンサルティングを行なっています。


複雑な工程もマネジメントするプロジェクトマネジメントの発想がオフィス移転にも必要



以上のように、一口に「オフィス移転」と言いましても、契約関係や許可関係、仕入れや工事と、様々な調整が必要な業務が複雑に絡み合ってきます。

システムやWebサイトの開発と同じように、オフィス移転にも、全体の進行を管理し、クライアントの利益を実現させる、「プロジェクトマネジメント」の発想が必要です。

ミライズワークスでは、オフィス移転の業務を、オフィス移転のプロジェクトマネジメントとして行い、様々なクライアント様のオフィスのお悩みをこれからも解決していきます。

オフィスにまつわるお悩みがございましたら、どんなことでも御相談お待ちしております。