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この記事のポイント
- クラウドPBXとは、今まで主装置をオフィスに設置して提供していたビジネスフォンの機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのこと
- オフィス内にPBXの主装置を置く必要がなく、インターネット環境さへあれば、どこからでも従来のPBXと同じ機能を利用することができる
新型コロナウイルス感染拡大の影響により段階的に「テレワーク」を導入する企業様が増えているかと思います。場所を選ばすに働くことが可能になった現在、従来の働き方や制度の見直しが必要になってきています。中でも、ビジネスの場に欠かせない通信環境の利便性を上げるために、近年導入する企業様が増えてきているのが「クラウドPBX」です。
今回の記事では、従来のPBXとクラウドPBXの違いについて比較し、オフィスの移転やテレワーク制度の本格化にむけてクラウドPBXを導入するメリットや導入にあたっての注意点についてご説明します。
そもそもPBX・クラウドPBXって何？
PBX（Private Branch eXchange）とは、オフィス内にビジネスフォンを設置するときに導入する電話交換機のことで、主装置とも言います。オフィスにかかってきた外線を内線へ転送したり、留守番電話機能を持たせたり、複数の電話回線をまとめて利用したりするときに必要となります。
それに比べてクラウドPBXとは、今まで主装置をオフィスに設置して提供していたビジネスフォンの機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことを言います。
つまりオフィス内にPBXの主装置を置く必要がなく、インターネット環境さへあれば、どこからでも従来のPBXと同じ機能を利用することができるのです。
メリット１. オフィス外からの固定電話番号での対応が可能
クラウドPBXのシステムによって、オフィスから離れた場所でも内線で電話を繋いだり、スマートフォンであれば、社外からでも固定電話番号を使用して発信・着信もできます。
例えば、外出先から電話を掛ける際に携帯電話からの電話番号だとお客様に出て頂けないケースもよくあるかと思います。しかし、クラウドPBXを利用すれば固定電話番号を外出先から使用できるため、お客様が不審がることなく電話に出て頂ける等のメリットがあります。
また、通常のビジネスフォンだと、担当者が外出中にかかってきたオフィスの電話は、伝言を預かり担当者から折り返しになるかと思います。そうなると、再度担当者からお客様へ電話を掛け直した際に先方との都合が合わず繋がらなくなってしまうことも多々あると思います。
しかし、クラウドＰＢＸでは、外出中の担当者に直接内線転送が行えます。
お客様には担当が社内にいるかのようにそのまま電話を繋げることが出来るため、担当者へ電話の要件を引き継ぐために一旦電話を切る手間が省けたり、折り返しの電話を掛けた際にお客様に繋がらないといった手間も減らすことができます。
メリット２. 通信機器設置に掛かるコストの削減とオフィススペースの有効化
従来のビジネスフォンをオフィス内に導入する際にかかる費用は数十万円と想定され、さらにオフィスを移転するたびに機器を移設する費用もかかります。しかしクラウドPBXであれば固定機を設置する必要も無く、社員が増えるたびに追加固定機器の購入や工事費用がかかることも無くなります。また、固定機を設置する必要が無くなるためテレワークやフリーアドレスで働く環境にもおすすめです。
既存のPBX・ビジネスフォンのリース期間が残っている場合や、各拠点の開設に伴いクラウドPBXを導入していきたいとお考えの企業様でもスケジュールに合わせて段階的に導入することが可能です
メリット３. 拠点間内での通話料金の削減
スマートフォンやタブレット端末にアプリをインストールし、クラウドPBX対応に設定することで、各拠点間での通話のやりとりや、個人所有のスマートフォンとオフィス内の固定機器とのやりとりを内線通話とすることで、無料で通話を行うことが可能になります。
このようにメリットの多くあるクラウドPBXですが、以下の理由で使い方次第では従来のPBXを設置する方が良い場合もあります。
注意点１. 毎月の利用料金がかかる
主装置や、固定機を導入する必要が無いため、設置費や機器代金はかかりませんが、毎月の利用料金やサーバーの登録・設定料金がかかってきます。また、内線通話に関しては無料で利用できますが、外線への発信時に通常の通話料金がかかってしまいます。
注意点２. ネット環境に左右されやすい
インターネット環境下でのみ使用できるため、一斉に大人数が通話をすると回線に不可がかかりすぎてしまうことや、音声品質が低くなる可能性もあるため、安心した通信環境を維持できるキャリアやサービスを利用する必要があります。
注意点３. セキュリティ対策が必要になる
クラウドPBXでは私用の端末からでもサービスを利用することが可能です。近年では、個人情報やシステムを狙ったサイバー攻撃や不正アクセスによる情報の漏洩などが増えてきている為、信頼できるサービスの選定や、セキュリティ対策を導入前に考える必要があります。
このようにクラウドPBXにはテレワークに向けての便利な機能やメリットが揃っている反面、業種や従業員の数、働く環境によっては従来のPBXを取り入れた方が良い場合もあります。現在の変化する働き方に合わせて、この機会にぜひ１度通信環境の見直しをしてみてはいかがでしょうか？
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